Raskere møter

– Det vi ser er at de som før bestilte konferanse med tre til fire overnattinger nå kanskje bare ønsker to overnattinger, sier Henrik Døvre, innehaver av Døvre Event & Marketing. Hans inntrykk er at kurs- og konferansebestillerne anser de ansattes arbeidstid – eller tapte sådanne – som mye mer verdifull enn hva sluttregningen blir ved deltagelse på et større arrangement. Med andre ord, pris for servering og eventuell overnatting er ikke det utslagsgivende ved valg av sted.

Effektivt og sentralt
Jevnt over er kravet til bruk av faglig tid større enn noensinne, og det forventes effektive møter. Vi lever i en effektiv verden og det legges stadig større vekt på det faglige kontra det sosiale når kurs og konferanse planlegges og Døvre bruker mer tid i dag enn tidligere for å finne de beste foredragsholderne.
En annen trend i dagens marked som delvis henger sammen med reduksjonen av antall liggedøgn per konferansegjest, er at lokasjonen må befinne seg innen en viss radius fra fly eller tog. Dette utelukker mange gode konferansehoteller.
– Det er trist, men slik er det dessverre blitt. Tidligere kunne konferansedeltagerne gjerne akseptere en reisetid på 2-4 timer i buss for å komme fram til hotellet, dette er det nærmest helt slutt på, noe som er leit for de gode kurs- og konferansehoteller som ikke ligger i umiddelbar nærhet til trafikknutepunktene, sier Døvre.

Stort nok
Som oftest vet kundene hva de er på jakt etter når det kommer til lokasjon og kapasitet.
– Og da blir det vår jobb å finne det rette stedet for dem og å legge alt til rette for at arrangementet skal bli perfekt, sier Døvre. Han deler gjerne kundene inn i tre hovedgrupper; en gruppe ønsker dagkonferanser. Her er det relativ enkel logistikk, det skal tilbys gode møtefasiliteter, kaffepauser og en god lunsj.
– Dette er arrangementer alle konferansehoteller klarer å gjennomføre, sier han.
Den andre kategorien er konferanser og kongresser som strekker seg over en til sju dager hvor hotellreservasjoner, eventuelle event for å ivareta den sosiale delen blir en del av pakken. Det tredje hovedmarkedet er landsmøter og gjennomføring av disse.

Velger på kapasitet
– Når kunden har kommet med ønske om region, er det opp til oss å finne det rette stedet for dem. Her vil for eksempel antall møterom være helt essensielt. Du har kanskje en kunde som bestiller et arrangement som fordrer en stor plenumssal med plass til minst 500 personer, samtidig som det skal gå flere mindre parallellsesjoner. Med dette som utgangspunkt, begrenser det seg. Det er nemlig ikke så mange hoteller som kan ta så store arrangementer. Mange kunder ønsker å benytte hotell fremfor rene konferansesentre til større arrangementer, hvis de går over flere dager, sier han.

Rigg tid
Et annet spørsmål Døvre ofte stiller når han er på jakt etter samarbeidende hoteller, er rigg tid.
Ofte skal den samme salen benyttes til forelesninger på dagtid og til middag på kvelden. I slike tilfeller er det helt avgjørende at hotellet har stor kapasitet og evne til raskt å bygge om salen fra konferanse til bankettoppstilling. I et ordinært konferanseprogram er det som oftest kort tid mellom disse to delene av arrangementet og deltagerne er ivrige etter å sette seg til bords etter en lang dag med faglig innhold. Da gjelder det å ha logistikken i orden.
Per i dag er det noen ytterst få hoteller som har kapasitet til å ta de helt store internasjonale arrangementene. Denne situasjonen vil imidlertid forandre seg når Nordic Choice Hotels åpner kongresshotellet på Brattøra i Trondheim.
(FOTO: Døvre Event & Marketing)

Main Image:

Thumbnail Image: